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ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Ein Kunde hat Sie um eine ZUGFeRD-Rechnung gebeten. Laden Sie Ihre vorhandene PDF hoch — Sie bekommen dieselbe Rechnung als validierte ZUGFeRD-Datei zurück.

Was Ihr Kunde eigentlich meint

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist keine andere Rechnung, sondern dieselbe Rechnung in einer Datei, die zwei Dinge gleichzeitig enthält: die gewohnte PDF-Ansicht für Menschen und maschinenlesbares CII-XML nach EN 16931, eingebettet im PDF/A-3-Container. Ihr Kunde öffnet sie wie jede PDF; seine Buchhaltungssoftware liest die Beträge direkt aus dem XML.

ZUGFeRD und Factur-X sind seit Version 2.1 dasselbe Format — nur der Name unterscheidet sich (Deutschland bzw. Frankreich). Eine erzeugte Datei funktioniert bei einem deutschen und einem französischen Kunden gleichermaßen.

Wann Sie eine brauchen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen beginnt am 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und am 1. Januar 2028 für alle übrigen. Viele Kunden fragen aber schon heute danach, weil ihre eigene Buchhaltung darauf umgestellt hat — deshalb dieser Weg für einzelne Rechnungen ohne Softwarewechsel.

Für Rechnungen an Behörden gilt etwas anderes: dort wird XRechnung verlangt, zusammen mit einer Leitweg-ID.

Häufige Fragen

Reicht meine normale PDF-Rechnung nicht?

Für den reinen Versand ja, solange die Ausstellungspflicht Sie noch nicht trifft. Als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes gilt eine PDF ohne eingebettetes XML seit dem 1.1.2025 aber nicht mehr. Wenn ein Kunde ausdrücklich ZUGFeRD verlangt, braucht er das XML.

Muss ich dafür eine Software kaufen?

Nur wenn Sie laufend E-Rechnungen ausstellen. Wenn es um einzelne Rechnungen im Jahr geht, ist die Umwandlung pro Dokument (1,49 €, 10 für 7,95 €) günstiger als jedes Abo.

Wird die Datei geprüft, bevor ich sie bekomme?

Ja. Jede erzeugte Datei durchläuft die EN-16931-Regeln. Schlägt eine Regel fehl, bekommen Sie die Regel-ID genannt statt einer kaputten Rechnung. Prüfen können Sie jederzeit kostenlos im ZUGFeRD-Validator.

Was passiert mit meiner hochgeladenen Rechnung?

Sie wird nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Die Erzeugung läuft deterministisch ohne KI.