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E-Rechnung für Kleinunternehmer

Die kurze Antwort: ausstellen müssen Sie keine. Empfangen und lesen können müssen Sie sie trotzdem.

Was für Sie gilt

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausdrücklich von der Pflicht befreit, strukturierte E-Rechnungen auszustellen (§ 34a UStDV). Papier- und PDF-Rechnungen bleiben für Sie dauerhaft zulässig — das ist keine Übergangsfrist, sondern eine dauerhafte Ausnahme.

Die Empfangsseite ist davon nicht berührt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Verkehr E-Rechnungen annehmen, lesen und revisionssicher archivieren können — Kleinunternehmer eingeschlossen. Praktisch heißt das: wenn ein Lieferant Ihnen eine ZUGFeRD- oder XRechnung schickt, dürfen Sie sie nicht zurückweisen.

Wir sagen Ihnen offen, wann Sie nichts kaufen müssen

Für das reine Empfangen brauchen Sie keine Software von uns: eine ZUGFeRD-Datei lässt sich wie jede PDF öffnen, und den XML-Inhalt können Sie hier jederzeit kostenlos und unbegrenzt im Validator sichtbar machen und prüfen. Dafür entstehen keine Kosten.

Sinnvoll wird die Umwandlung erst in einem Fall: wenn ein Kunde Sie freiwillig um eine E-Rechnung bittet, obwohl Sie nicht dazu verpflichtet sind — etwa weil seine Buchhaltung nur noch strukturierte Rechnungen einliest. Dann kostet die einzelne Rechnung 1,49 €, und Sie brauchen weiterhin kein Abo.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. § 34a UStDV nimmt Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft davon aus. Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja, seit dem 1.1.2025 gilt das für alle Unternehmen im B2B-Bereich, auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach und die Möglichkeit, die Datei zu lesen und aufzubewahren, genügen.

Ein Kunde verlangt trotzdem eine E-Rechnung — muss ich?

Rechtlich verpflichtet sind Sie nicht. Wenn Sie den Auftrag behalten wollen, ist die Umwandlung einer einzelnen PDF (1,49 €) der günstigste Weg, ohne Ihre Rechnungsstellung umzustellen.

Ändert sich das, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?

Ja. Fällt § 19 UStG weg, greifen die allgemeinen Fristen: Ausstellungspflicht ab 1.1.2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 für alle.