Software mit Abo oder Umwandlung pro Rechnung?
Unter etwa 50 E-Rechnungen im Jahr ist die Umwandlung pro Dokument (1,49 €) günstiger als ein Abo für 10–30 € im Monat; ab etwa 100 im Jahr lohnt sich Software. Hier steht die Rechnung — auch wenn sie gegen uns ausfällt.
- Rechenbeispiel
- keine Empfehlung ins Blaue
- Validator kostenlos
Die Schwelle
E-Rechnungs-Software kostet je nach Anbieter etwa 10 bis 30 € im Monat, also 120 bis 360 € im Jahr. Die Umwandlung einzelner Rechnungen kostet hier 1,49 €, im 50er-Paket 0,50 € pro Stück. Daraus ergibt sich eine grobe Schwelle:
- Bis etwa 50 E-Rechnungen im Jahr — Einzelumwandlung ist günstiger, und Sie behalten Ihre bisherige Rechnungsstellung.
- Ab etwa 100 im Jahr, oder bei laufendem Rechnungsversand — ein Abo lohnt sich, weil Sie dann auch Nummernkreise, Mahnwesen und Buchhaltungsanbindung mitbekommen. Das leisten wir nicht.
Was eine Umwandlung nicht ersetzt
Wir erzeugen und prüfen Dateien. Wir führen keine Buchhaltung, verwalten keine Kundenstammdaten, schreiben keine Mahnungen und übernehmen keine Archivierung. Wenn Sie das brauchen, brauchen Sie Software — dann ist der ehrliche Rat, eine zu kaufen.
Was Software oft nicht leistet
Umgekehrt gilt: viele Rechnungsprogramme erzeugen zwar ZUGFeRD, prüfen das Ergebnis aber nicht gegen die KoSIT-Regeln — Sie merken erst am abgewiesenen Beleg, dass etwas fehlt. Der Validator hier ist deshalb auch dann sinnvoll, wenn Sie bereits Software einsetzen: kostenlos, unbegrenzt, mit Regel-IDs.
Häufige Fragen
Was empfehlen Sie konkret?
Wenn Sie weniger als etwa eine E-Rechnung pro Woche brauchen: Einzelumwandlung. Wenn mehr, oder wenn Sie ohnehin eine neue Buchhaltungslösung suchen: Software.
Kann ich beides kombinieren?
Ja, und das ist ein häufiger Fall: Sie schreiben Ihre Rechnungen wie bisher und wandeln nur die wenigen um, bei denen ein Kunde oder eine Behörde ein strukturiertes Format verlangt.
Verlieren wir Sie damit als Kunden?
Möglicherweise. Uns ist eine richtige Antwort lieber als eine verkaufte Umwandlung, die Ihnen nichts bringt.