E-Rechnungspflicht: die Fristen und was Sie wirklich tun müssen
Stand Juli 2026 — technischer Überblick ohne Beratersprech.
Die Fristen
| Datum | Pflicht | Für wen |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | E-Rechnungen empfangen können | alle Unternehmen (bereits in Kraft!) |
| 1.1.2027 | E-Rechnungen ausstellen | Vorjahresumsatz > 800.000 € |
| 1.1.2028 | E-Rechnungen ausstellen | alle Unternehmen |
Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG n. F.). Papier und einfache PDF sind in den Übergangsjahren nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Zulässige Formate
Zulässig ist, was der EN 16931 entspricht — in der Praxis: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher (nicht MINIMUM/BASIC-WL). Eine normale PDF ist keine E-Rechnung, auch keine eingescannte.
Der günstigste Weg für kleine Firmen
- Rechnungen weiter wie gewohnt schreiben (Word, Excel, Software — Hauptsache PDF).
- Wo eine E-Rechnung verlangt wird: PDF hier in ZUGFeRD umwandeln — 1,49 € pro Rechnung, ohne Abo.
- Eingehende E-Rechnungen mit dem kostenlosen Validator prüfen und das XML archivieren (GoBD: 10 Jahre¹).
¹ Aufbewahrungsfrist für Rechnungen seit 2025: 8 Jahre. Dies ist eine technische Zusammenfassung, keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)?
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Ausstellungspflicht ausgenommen (Jahressteuergesetz 2024). Viele Geschäftskunden verlangen trotzdem konforme Formate.
Reicht eine PDF per E-Mail noch?
Nur übergangsweise und nur mit Zustimmung des Empfängers — ab 2027/2028 auch das nicht mehr. Die sichere Antwort auf eine Kundenanforderung ist eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei.
Was ist mit B2C-Rechnungen?
Die Pflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatkunden dürfen PDF oder Papier bleiben.